Вторник20 ноября
Закон

Должностная инструкция делопроизводителя: права и обязанности

23 января 2013

Делопроизводитель организации относится к техническому персоналу. Предъявляемые к данной должности квалификационные требования предполагают наличие начального профессионального или общего среднего образования. Для выполнения обязанностей достаточно пройти подготовку по специальной программе обучения. Должностная инструкция делопроизводителя не требует наличия стажа работы. Назначение и освобождение от должности обычно производится приказом руководителя организации.

Для выполнения обязанностей делопроизводитель должен знать нормативно-методические документы, локальные акты организации, а также быть знакомым с основными распоряжениями и приказами руководства. Кроме этого, ему необходимо обладать знаниями об организационной структуре, специализации и профиле предприятия, схеме документооборота, знать архивное дело.

Работник обязан руководствоваться правилами трудового внутреннего распорядка, владеть информацией о сроках хранения документов, порядке их оформления, применять в своей деятельности унифицированные формы и стандарты управленческой документации, а также знать нормы и правила охраны труда. Кроме этого, необходимо уметь работать со средствами вычислительной техники, связи и коммуникаций, которые применяются в документационном менеджменте.

Должностные обязанности делопроизводителя включают:

- выполнение работы по документообороту с использованием новейших технологий и технических средств, прогрессивных приемов и методов ее осуществления;

- прием, обработку, учет и регистрацию внутренней и входящей деловой корреспонденции. Делопроизводитель должен направлять письма и другие документы на рассмотрение директору или структурным подразделениям, а исполненные документы помещать в дела организации;

- прием, учет, регистрацию, подготовку к отправке и отправку исходящей деловой корреспонденции в назначенные адреса, помещение контрольных экземпляров в дела предприятия;

- ведение учета движения внутренней, исходящей и входящей деловой корреспонденции, отображение соответствующих сведений в контрольной регистрационной документации (карточках, книгах, журналах) и базах данных по документации;

- осуществление систематизации и текущего хранения документов, их выдачу во временное пользование, обеспечение сохранности дел, контроль за своевременным возвращением.

Должностная инструкция делопроизводителя обязывает его производить работу по созданию и совершенствованию поисковой и справочной систем, обеспечивающих быстрый и удобный поиск документов.

Делопроизводитель подготавливает к передаче и передает документы и материалы в архив, составляет описи дел, отправляемых на хранение. Работник должен взаимодействовать с коллегами в целях обеспечения наибольшей эффективности деятельности, а также выполнять различные указания и поручения администрации.

Должностная инструкция делопроизводителя содержит сведения о правах работника.

Он имеет право на обращения к администрации с предложениями, что направлены на совершенствование документооборота. Делопроизводитель принимает обоснованные решения, касающиеся вопросов мероприятий документационного менеджмента. Он может участвовать в протокольных мероприятиях, где рассматриваются вопросы его работы и другие моменты по организации управления документами.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя позволяет работнику требовать от ответственных исполнителей возвращения ранее выданных документов, а при необходимости делать им соответствующие напоминания.

Делопроизводитель несет ответственность за нарушение организации документооборота, невыполнение служебных поручений по своей компетенции. Должностная инструкция делопроизводителя запрещает ему разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, а также использовать предоставленные полномочия не по назначению и в личных целях.

Источник: fb.ru
Похожие материалы
Должностная инструкция менеджера: права и обязанности Закон
Должностная инструкция менеджера: права и обязанности

Должностная инструкция менеджера по закупкам дает понятие о правах и обязанностях данной категории работников. В соответствии с ее положениями основная задача менеджера состоит в обеспечении предприятия необходимым ко...

Должностная инструкция секретаря-референта: права и обязанности Закон
Должностная инструкция секретаря-референта: права и обязанности

Секретаря-референта относят к категории специалистов. Данную должность могут занимать лица, имеющие высшее или специальное среднее образование и стаж работы более одного года. Без стажа назначение производят при прохо...

Должностная инструкция. Машинист экскаватора: функциональные обязанности, права и ответственность Карьера
Должностная инструкция. Машинист экскаватора: функциональные обязанности, права и ответственность

Без такой замечательной машины, как экскаватор, сегодня не обойтись практически нигде. Повсюду, где необходимо выполнить какие-либо землеройные работы, необходим труд машиниста экскаватора. Как раз об этом лице и пойд...

Должностная инструкция инженера-электрика, права и обязанности Карьера
Должностная инструкция инженера-электрика, права и обязанности

Самым важным положением должностной инструкции инженера-электрика является четко определенное требование в отношении квалификации будущего сотрудника, а конкретно пункт, который касается группы безопасности работника....

Должностная инструкция электромонтера по ремонту и обслуживанию, права и обязанности Карьера
Должностная инструкция электромонтера по ремонту и обслуживанию, права и обязанности

Одной из самых востребованных профессий в области энергетики является должность электромонтера. Он занимается монтажными и ремонтными работами с электрооборудованием. Эта профессия считается особо опасной, поскольку е...

Обязанности мастера-приемщика: должностная инструкция, права и обязанности Карьера
Обязанности мастера-приемщика: должностная инструкция, права и обязанности

Одна из самых востребованных профессий в сфере обслуживания автотранспорта – это мастер-приемщик автосервиса. Обязанности этого специалиста достаточно широки, но в первую очередь он является лицом компании: встр...

Обязанности эксперта: должностная инструкция, права и обязанности Карьера
Обязанности эксперта: должностная инструкция, права и обязанности

Работа экспертом предполагает собой, что этот специалист проводит исследования и выдает заключения по вопросам, которые перед ним ставит заказчик или компания, где он трудоустроен. Основная его цель заключается в опре...

Должностная инструкция оператора стиральных машин: функции, права и обязанности Карьера
Должностная инструкция оператора стиральных машин: функции, права и обязанности

С момента появления первых стиральных машин прошло достаточно много времени. Сейчас эти бытовые агрегаты используются как в домашнем, так и в производственном масштабе. Они есть практически везде, где обслуживают люде...

Должностная инструкция медицинского регистратора: права и обязанности Карьера
Должностная инструкция медицинского регистратора: права и обязанности

Медицинскими регистраторами называют сотрудников, которые работают в регистратурах больниц. Несмотря на то, что эта работа кажется простой и практически незаметной, обязанностей на этих сотрудников возлагают не меньши...

Должностная инструкция старшего бухгалтера: функциональные обязанности и должностные права, ответственность, образец Карьера
Должностная инструкция старшего бухгалтера: функциональные обязанности и должностные права, ответственность, образец

Старший бухгалтер - это специалист, который занимается учетом финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Он контролирует, насколько экономно организация использует материальные, трудовые и прочие виды ресурс...