Вторник12 декабря
Бизнес

Положение о документообороте организации. Пример документооборота в организации

13 августа 2017

Документ - это информация, представленная в форме, соответствующей содержанию и назначению. Документ создается с целью, кем-то для кого-то-то. Но не всегда источником документа и/или его адресатом будет человек. Современный уровень - когда в контур управления можно и нужно эффективно и практично включать машины и механизмы.

пример документооборота в организации

Процесс, особенности и скорость движения документа зависит от его формы, содержания и функционирования «среды движения». От того, насколько грамотно настроен документооборот в организации, зависит её успех, экономические показатели и социальная эффективность, а это: качество и жизнь компании.

О документах и документообороте

Администрирование, форма и порядок документооборота на примере организации, не регулируется законодательно. Имеются ГОСТы, подзаконные акты и обязательные рекомендации. По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.

Документ - это не всегда строгая письменная форма. Он может быть :

  • бланком, в котором определенным образом заполнены конкретные поля, имеющие точное смысловое и синтаксическое содержание;
  • страницей, изготовленной по конкретной форме для определённого применения (письмо, приказ, техническое задание, штатное расписание, ...);
  • свободной формы (объяснительная записка сотрудника, благодарность за трудовые достижения, резолюция на заявлении, ...).

Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.

Несмотря на отсутствие законодательного регулирования формы и содержания документа и документооборота, есть жесткая, общепринятая и не обсуждаемая практика создания, движения, хранения или уничтожения документов, которую каждая организация вольна подстраивать под себя абсолютно любым образом.

Идеальный пример документооборота в организации

Принципиально невозможно достигнуть идеала:

  • в любой сфере жизни и деятельности,
  • в любое время,
  • в любой точке пространства,

поскольку каждое новое приближение дает возможность увидеть новые горизонты. Возникает желание и необходимость следовать к ним. Документооборот - не исключение. Напротив, показательный и живой пример динамичной фиксации процесса движения информации.

документооборот в организации пример

Абсолютно неважно, как происходит фиксация информации: на бумаге или в электронном виде. В настоящее время обе формы имеют одинаковое юридическое значение, хотя в некоторых случаях у бумажного варианта есть преимущества.

Пример документооборота в организации, которая почитает себя, свою сферу деятельности, относится с уважением к государственным органам, своим партнерам, поставщикам и потребителям (клиентам), не обязательно всегда приведен к электронной системе, которая контролирует, учитывает документы и обеспечивает цикл их движения от момента появления (создания) до момента сдачи на хранение или уничтожение.

Далеко не во всех организациях существует понимание того, что многие документы могут исполнять непосредственно машины и механизмы без участия человека, равно как и не всеми источниками (авторами) должны быть только люди.

Обычное понимание автоматизации документооборота в подавляющем большинстве случаев находится на уровне простой «сигнальной идеи», когда программе доверено сообщать только о наступлении событий.

Внутренний и внешний оборот документов

Для успешной организации важны оба контура. Внешний оборот имеет статическое значение, а внутренний - динамическое.

Чем лучше понимает руководство компании это обстоятельство, тем более перспективную систему электронного документооборота оно выбирает. Желающие показать идеальный пример движения деловых бумаг в организации пишут собственную информационную систему.

Документы могут быть первичными и вторичными. У последних всегда есть история движения внутри организации.

Анализируя применение знаний о документе и его использовании, можно оценить функциональные характеристики компании, социально-экономические показатели и временные параметры. Это важно как для партнеров, так и потребителей.

Бумажный, но эффективный или электронный, но приобретенный

Уникальность свойственна не только человеку, но и организации. Причем, каждый человек ценит свою индивидуальность и стремится всячески подчеркнуть её одеждой, поведением, образованием и прочее.

электронный документооборот в организации примеры

Компания, приобретающая готовую информационную систему, - идеальный пример документооборота в организации, который лишает её собственного лица и вынуждает сотрудников одеваться в «чужие одежды».

Лучше доверить собственным сотрудникам работать с бумажными носителями по старинке, чем навязывать им стороннее, но современное мнение о документах и их использовании. Каждый сотрудник - важный элемент функциональности организации, а не исследователь действенности чужих идей и конструкций стороннего документооборота.

Приоритеты, динамика и функциональность

Внешний контур документооборота всегда ограничен, неприхотлив и отличается статической стабильностью. По большому счету, ему следует придавать значение не большее, чем он того заслуживает. Например, какой смысл «вкладывать душу» в отношения с налоговой, контролирующими органами или партнерами. Можно как-то разнообразить процесс обмена информацией с рекламными агентствами, но и это, в конечном итоге, приобретает статическую обыденную форму.

Приоритет собственной системы обработки информации, важной частью которой всегда является электронный документооборот, не вызывает никаких сомнений. Но всегда и всем жалко времени и денег на создание собственной системы.

Комбинация классических вариантов «один эс» или «галактика», которые никогда не обходятся без «иксела» и пары-тройки сторонних локальных экономических или бухгалтерских программ вкупе с собственным сайтом, чтобы иметь обратную связь и документы (заказы, жалобы, предложения, ...) от клиентов и партнеров - обычное положение вещей, сотрудники постоянно заняты рутиной, и нет никаких затрат.

Динамику производственного процесса может обеспечить только эффективная реализация собственной функциональности. Только в таком качестве электронный документооборот в организации - пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи - отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

Положение о информационной системе организации

Любая организация представляет собой информационную систему, которая возникает и существует в окружающей аналогичной среде. Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер.

организация документооборота на предприятии на примере

Простой график документооборота организации - пример того, как делают обычно все. Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников - обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой "Положения о информационной системе организации".

С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции. Но только от того, насколько внутренний нормативный арсенал соответствует требованиям реальной действительности, зависит эффективность и практичность этого нормотворчества.

Положение о документах и их движении

Система документооборота предприятия - это составная часть информационной сферы компании, вследствие чего "Положение о документообороте" является приложением к "Положению о информационной системе организации", но очень важным и соединяющим все ее составные элементы в единый информационный организм.

график документооборота организации пример

Если руководство намерено создать идеальный пример документооборота в организации, значит оно реально занимается развитием успешного бизнеса, имеет целью получение прибыли и повышение благосостояния сотрудников.

Особенность современного состояния в сфере разработки программ, в частности, на переднем крае, в области распределенной обработки информации (примеры интернет-программирования), состоит в том, что практически невозможно создать мобильное самоадаптирующееся приложение.

Задача электронного документооборота в организации - пример простой, но показательный. Здесь динамика свойственна:

  • входящим и исходящим документам;
  • алгоритмам обработки внутренних и внешних деловых бумаг.

Написать код, способный варьироваться в соответствии с изменениями данных и алгоритмов, очень сложно. Затраты времени и ресурсов доступны не каждой организации.

Электронный документооборот в динамике

Организация документооборота на предприятии на примере задачи электронного варианта актуальна, проста, показательна и практична. Сложность вызывает процесс проектирования кода, способного к динамичному изменению. Проблемой также является время разработки.

Заслуживает внимания порядок документооборота на примере организации, принадлежащей Федеральной налоговой службе, Федеральной миграционной службе, "Почте России" и т. п. Причем, совершенно необязательно проектировать систему в точном соответствии, достаточно взять за основу структуру и содержание документов, использовать общую логику обработки.

Тогда документооборот в организации = пример + особенности собственной бизнес-идеи. В первом приближении результат не будет практичным, но как только произойдет внедрение в эксплуатацию первой реализации задач, цикл их решения станет необратимым и при должном внимании будет достигнут результат.

порядок документооборота на примере организации

Создание информационной системы, способной обрабатывать динамически изменяющуюся информацию, - это прежде всего динамика самого процесса создания.

До тех пор, пока не будет создан механизм адекватного изменения входящих, исходящих и внутренних документов, а код не получит возможность самостоятельного изменения без участия программиста, говорить о факте создания системы электронного документооборота не представится возможным.

Однако придумать и реализовать собственную систему для полноценного обеспечения информационных процессов организации - все равно что сделать ее успех блистательным и совершенным.

Источник: fb.ru
Похожие материалы
Что представляет собой документооборот в организации Бизнес
Что представляет собой документооборот в организации

Любая фирма должна отражать происходящие в ней процессы в документах. Это нужно для внутренней организации, это требуется для составления отчетов в различные контролирующие органы. Причем все используемые бумаги и сведения постоянно обновляются: появляются одни, устаревают другие. Ну и, наконец, идет обмен между подразделениями, отделами, просто специа...

Многофункциональное устройство Kyocera FS-1035MFP: отличное решение для организации системы документооборота средних рабочих групп Компьютеры
Многофункциональное устройство Kyocera FS-1035MFP: отличное решение для организации системы документооборота средних рабочих групп

На сегмент рынка многофункциональных устройств для средних по размерам рабочих групп нацелено МФУ Kyocera FS-1035MFP. Его возможностей и технических характеристик будет вполне достаточно для организации документооборота в таких условиях. Это офисы с количеством рабочих мест с персональными компьютерами от 35 до 50 штук. Именно в таких ус...

Матрица Портера на примере организации Бизнес
Матрица Портера на примере организации

Конкуренция в маркетинговой сфере определяется рыночным соперничеством между различными юридическими и физическими лицами, то есть предприятиями, производителями, потребителями. Фактически конкуренция встречается везде - между отдельными странами, секторами, товарами, субъектами. Для анализа конкурентных сил используют различные методики. Чаще всего при а...

Наименование организации: примеры. Как назвать ООО? Бизнес
Наименование организации: примеры. Как назвать ООО?

Когда начинающий предприниматель обращается в налоговую инспекцию за регистрацией ООО, он обязательно сталкивается с необходимостью присвоения своему предприятию имени. Распространенной является ситуация, когда бизнесмен не задумывается о важности этой задачи, и в результате в городе появляются десятки «Строй-сервисов» и «Афродит»....

Некоммерческие организации: примеры заботы о людях Бизнес
Некоммерческие организации: примеры заботы о людях

Любые организации разделяются на некоммерческие и коммерческие структуры. Цели создания той и другой группы являются их основными отличиями. Эту разницу уже можно понять по общим обозначениям: коммерческие и некоммерческие организации. Примеры тех и других будут приведены в этой статье. Больше внимания, конечно, достанется некоммерческим, поскольку статья...

Положение об организации работы по охране труда в организации: образец Закон
Положение об организации работы по охране труда в организации: образец

Положение об организации работы по охране труда в организации, образец которого будет описан далее, является обязательным документом. В нем устанавливаются общие требования, ответственность должностных лиц служб и подразделений в сфере обеспечения ОТ.

Бюджетные организации. Государственные учреждения: примеры Закон
Бюджетные организации. Государственные учреждения: примеры

Работа органов власти в аспекте развития общественных институтов и решения управленческих задач в значительной степени осуществляется посредством функционирующих на различных уровнях бюджетных учреждений. Это школы, детские сады и иного рода образовательные структуры, лечебные заведения, различного рода профориентационные центры и многие другие социально ...

Пример статистического наблюдения. Организация статистического наблюдения Образование
Пример статистического наблюдения. Организация статистического наблюдения

В современном обществе управление экономикой было бы невозможным без такой важной науки, как статистика. Эта дисциплина на протяжении многих столетий играла роль необходимого и эффективного инструмента в любом государстве. Причем не имели значения уровень и стадия экономического развития страны.Те данные, которые собираются статистикой, и по сей де...

Популяционно-видовой уровень организации жизни. Описание и примеры Образование
Популяционно-видовой уровень организации жизни. Описание и примеры

В современной биологии живую материю принято рассматривать как иерархическую структуру. Каждый уровень представляет собой систему взаимосвязанных элементов. При этом отдельная структурная единица одновременно является и совокупностью «деталей» более низкого порядка. Популяционно-видовой уровень организации жизни — одна из таких ступеней ...

Организация пространства и времени: описание, особенности, примеры и рекомендации Самосовершенствование
Организация пространства и времени: описание, особенности, примеры и рекомендации

Чем «умный дом» отличается от обычного? Тем, что в нем у каждой вещи есть свое место, и при необходимости ее легко быстро найти/достать. Грамотная организация пространства – это никакое не волшебство, а совокупность знаний и приемов, которые будут полезны каждому из нас. Предлагаем вам простые идеи для дома и офиса, которые помогут сдела...