Вторник17 июля
Бизнес

Как написать деловое письмо: правила и рекомендации

4 июня 2013

Неотъемлемым атрибутом любого бизнеса является деловая переписка. Сотрудники каждого предприятия общаются с коллегами и клиентами, с поставщиками и потребителями. В общем, в ежедневный распорядок любого офиса непременно входит участие в переписке.

Несмотря на то, что ежедневно большинство наемных сотрудников на предприятиях и в организациях отправляют и получают многочисленные сообщения, далеко не все придерживаются установленных норм и правил при их создании. Оказывается, грамотно и правильно написать деловое письмо не так уж и просто. Существует целый ряд требований и шаблонов, применяемых в мире и относящихся к документообороту. В них входят правила написания делового письма, а также основные моменты, касающиеся оформления.

деловое письмоСоставляя послание в стороннюю организацию или просто коллеге в соседний отдел, следует придерживаться строгого стиля (за исключением дружеской переписки, для которой не существует подобных ограничений). Не стоит использовать слишком эмоциональные слова даже для того, чтобы описать всю важность сделки или восторг от протестированной продукции. Деловое письмо должно быть понятным, кратким и достаточно сдержанным.

Начинать послание следует с адресата. Если оно предназначено для сотрудника сторонней организации, следует непременно указать ее наименование, должность получателя, а также его ФИО. В случае, когда документ остается внутри компании, достаточно фамилии с инициалами (можно добавить и занимаемую должность).как написать деловое письмо на английском Деловое письмо в стороннюю организацию следует оформлять на фирменном бланке (независимо от того, будет ли оно отправлено в электронном или в бумажном виде). При его отсутствии можно просто указать в «шапке» документа реквизиты отправителя.

Перед тем как начать составлять текст, нужно обдумать его структуру, обозначить основные тезисы и цели написания. В таком случае процесс написания намного упростится. Заканчивать письмо следует подписью, в которой указывают не просто фамилию отправителя, но и должность, а также наименование предприятия, которое он представляет.

При отправке предложения потенциальному клиенту или партнеру в конце нужно непременно выразить благодарность за сотрудничество и надежду на дальнейшую совместную работу.

Помимо правил, используемых в деловой переписке, существуют также рекомендации. Например, любой документ, адресованный конкретному лицу, следует начинать словами «уважаемый» с указанием ФИО полностью, а не инициалами. Не нужно использовать сокращения в письмах, например, писать «ув.» или сокращать должность адресата, его место работы.

правила написания делового письмаСамым сложным считается международный документооборот, поскольку в каждом государстве существуют свои нюансы общения, да и язык, на котором приходится вести переписку с зарубежными партнерами, не всегда понятен составителю письма, так что приходится пользоваться услугами переводчиков. Прежде, чем прибегнуть к услугам такого специалиста, следует уточнить, известно ли ему, как написать деловое письмо на английском, или же речь идет о банальном дословном переводе. Если зарубежный документооборот планируется поддерживать постоянно, лучше принять в штат сотрудника, достаточно владеющего иностранным языком, чтобы составить на нем деловое письмо.

В целом же от того, как будет составлен документ и как оформлен, во многом зависит достижение поставленной задачи. Так что ни в коем случае не стоит недооценивать важность делового этикета при общении.

Источник: fb.ru
Комментарии
Ваше имя:
Комментарий:
Введите символы: *
captcha
Обновить

Похожие материалы
Свободное пеленание новорожденных: особенности, правила и рекомендации Дом и семья
Свободное пеленание новорожденных: особенности, правила и рекомендации

С древних времен используется пеленание, и если ранее оно было единственным способом одеть новорожденного, то сейчас у молодой мамы имеется множество других вариантов. При этом не стоит забывать про достоинства такого...

Как пересаживать фиалку: главные правила и рекомендации Домашний уют
Как пересаживать фиалку: главные правила и рекомендации

Все комнатные растения требуют к себе любви и уважения. Недостаточно будет просто взять, посадить в вазон и поливать время от времени. Цветы – это живые организмы, которые хотят подкормки, размножаются и которым...

Как разводить Здоровье
Как разводить "Супракс" (суспензию): правила и рекомендации

Перед тем как разводить «Супракс» (суспензию), необходимо внимательно ознакомиться с инструкцией по использованию препарата. Данный медикамент следует принимать по назначению врача. При этом его продажа &n...

Способы транспортировки пострадавшего: описание, правила и рекомендации Здоровье
Способы транспортировки пострадавшего: описание, правила и рекомендации

В числе ключевых задач по оказанию первой помощи важно обеспечить безотлагательные и правильные способы транспортировки пострадавшего в больницу. Следует понимать, что неправильно выполненное перемещение способно стат...

Как часто меняют воздушный фильтр двигателя: правила и рекомендации Автомобили
Как часто меняют воздушный фильтр двигателя: правила и рекомендации

Чтобы автомобиль работал эффективно, его мощность была максимальной, необходимо проводить периодически техобслуживание. В процессе этого действия выполняется несколько операций. Одной из них является замена воздушного...

Как буксировать машину с коробкой автомат: особенности, правила и рекомендации Автомобили
Как буксировать машину с коробкой автомат: особенности, правила и рекомендации

Очень часто слышишь от водителей, преимущественно владеющих автомобилями с механической коробкой передач, что коробка автомат (АКПП) – это сплошная проблема. Обслуживание дорогое, на ремонт придется также раскош...

Как сложить коляску-трансформер: правила и рекомендации Дом и семья
Как сложить коляску-трансформер: правила и рекомендации

Многие молодые семьи предпочитают коляски-трансформеры. Они просты в использовании и их удобно транспортировать. Особенно такие коляски популярны в городах, где большинство людей живет в многоквартирных домах.П...

Как приучить шпица к пеленке? Правила и рекомендации Дом и семья
Как приучить шпица к пеленке? Правила и рекомендации

В нашей статье мы расскажем о том, как приучить шпица ходить на пеленку. Дадим дельные советы по данному вопросу.ШпицПо мнению археологов и историков, одомашнена собака была около 20 000 лет назад. Она...

Бандаж для беременных: с какого срока носить, правила и рекомендации Дом и семья
Бандаж для беременных: с какого срока носить, правила и рекомендации

Беременность для женщины – лучшее время в ее жизни. Но не всегда все проходит гладко: токсикоз, отеки, проблемы с позвоночником. Все это может доставлять массу неудобств. Чтобы убрать некоторые неприятные симпто...

Как приучить кошку к когтеточке: правила и рекомендации Дом и семья
Как приучить кошку к когтеточке: правила и рекомендации

Заточка когтей – естественная потребность любого из семейства кошачьи...